El Sistema de Ordenación del Archivo

8. En la renovación de este sistema de calalogación, el librito "Catálogo General" de los Salvatorianos, ha sido de gran ayuda. Siempre cuando el Archivo registra documentos del Generalato, el número de catalogación comienza con "AGS" sin más añadidura; pero cuando el Archivo añade documentación de las unidades administrativas, el número de catálogo comienza con AGS y un número romano que resulta del orden cronológico de las Provincias, las Pro-provincias y los Vicariatos. La tabla siguiente puede ayudar a clarificar:

Con eso están indicadas las bases, y en cierta medida consolidado el orden archival, acuñando y dando prioridad al origen de toda documentación.

9. Para hacer justicia a esta documentación, en su necesaria variedad, el sistema de orden necesita de una subdivisión; hasta ahora primaban aquí algunos conceptos y anotaciones muy diferentes. Con vistas a una mayor unidad de los sistemas de ordenación en las Salvatorianas Salvatorianos, nos unimos a la clasificación de las Hermanas, naturalmente de modo adaptado. La temática del sistema de archivos del Generalato tendrá en el futuro la siguiente estructura:

0100   Fundador y Superiores Generales de los Salvatorianos

0200   Derecho eclesiástico y derecho de la Congregación /

Constituciones / Directorio General / Estatutos

0300   Miembros de las Provincias

0400   Dirección o Gobierno de los Salvatorianos

0500   Capítulo de Salvatorianos

0600   Asambleas de miembros / Sínodos

0700   Comisiones

0800   Formación inicial y Formación permanente

0900   Oración y liturgia

1000   Apostolados / Erecciones / Fundaciones

1100   Administración

1200   Hermanas del Divino Salvador (Salvatorianas)

1300   Familia Salvatoriana / Laicos Salvatorianos

1400   Investigación histórica

1500   Publicaciones

1600   Materiales Audiovisuales

1700   Resultados de la actividad creativa

EJEMPLOS

10. Con dos ejemplos podemos explicar nuestro procedimiento:

a) El expediente personal de un cohermano muerto de la provincia colombiana:

En la lista cronológica de las unidades de nuestra comunidad religiosa, la Provincia Colombiana ha recibido el número de catalogación: AGS.VII / … El expediente personal sería ordenado bajo el número 0300 = Cohermanos:

AGS.VII / 0300 = cohermanos de la provincia colombiana

b) La revista "FORO SDS" de la antigua provincia Alemana del Sur:

En la lista cronológica la Provincia Alemana ha recibido el código AGS.VI / …, de manera que la provincia de Alemania del Norte recibe el número AGS.VI.1 y la provincia de Alemania del Sur AGS.VI.2. FORO SDS, se editaba desde el Provincialato de Alemania del Sur, por lo tanto recibía el número AGS.VI.2 / 0400; también existía como órgano de documentación e información y ahí recibía el número AGS.VI.2 / 0430; finalmente pertenecía a los más antiguos órganos llamados "cartas circulares de la Alemania del Sur, pasando a segundo lugar, es decir: AGS.VI.2 / 0432. Con ello, para el catálogo se fija:

AGS.VI.2 / 0432 = el FORO - comunicaciones de la provincia de la Alemania del Sur

Que ahora este orden archival debe ser desarrollado y subdivido es evidente. En la división básica, debe conservarse la unidad, en las subdivisiones no se podrán evitar diferencias. Finalmente, hay que mencionar, que las viejas catalogaciones tienen que ser indexadas digitalmente, de manera que las indagaciones puedan ser llevadas a cabo también por en este camino.